3 шага к простому управлению корпоративной почтой

Вы когда-нибудь задумывались о количестве почты и электронной почты, которые ваш бизнес генерирует, получает, сканирует, обрабатывает, отправляет, отслеживает, ищет и хранит каждый день?  Почта приходит, циркулирует по офису и уходит. Каждую минуту. Так как же навсегда получить контроль над управлением деловой почтой?

Возможно, сейчас у вас вообще нет процесса управления документами. Или, может быть, у вас есть приложение или процесс электронного управления документами для сканирования и хранения ваших документов. Проблема в том, что сегодня существует гораздо больше каналов связи, и просто вставить отсканированную почту в папку с файлами на самом деле не является решением. А как насчет небумажной почты? Как её обезопасить? Как вы его ищете, делитесь и классифицируете?

Основной проблемой для управления деловой почтой является консолидация и управление сообщениями и документами по нескольким каналам — от бумаги до электронной почты, веб-форм и телефонных звонков. 

Почему бы не инвестировать в корпоративный почтовый сервер, который мог бы управлять всем этим за вас? Решение для управления электронным контентом (ECM) выходит за рамки оцифровки бумажных документов и позволяет вашему бизнесу собирать, сертифицировать, классифицировать и контролировать весь жизненный цикл каждого сообщения — входящего, внутреннего, исходящего — для всех сотрудников и каналов.

Упрощенная работа со всеми потоками входящей почты

• Оцифруйте и централизуйте всю бумажную почту, чтобы исключить потерянную или неправильно заполненную почту. Сколько времени вы тратите в течение года на отслеживание файлов?
• Почта автоматически оцифровывается и классифицируется с помощью метаданных для повышения безопасности, поиска и подтверждения того, что документы соответствуют оригиналу
• Интегрируйте многоканальные документы, в каком бы формате они ни были созданы

Быстрый и безопасный обмен почтой

• Выполняйте поиск в оригинальных документах с помощью метаданных, чтобы информацию можно было быстро и легко найти и распространить по всему офису
• Безопасный доступ к документам на основе типа документа или организационной диаграммы
• Отслеживайте распространение почты в организации, чтобы знать, у кого какой документ, у кого есть задачи, назначенные документу, кому нужно напоминание и многое другое

Элементы управления исходящей почтой

Основные преимущества интегрированного ECM-решения для управления деловой почтой

• Скучные, трудоемкие и подверженные ошибкам ручные процессы автоматизированы
• Почта и электронная почта управляются в централизованном решении и расположении
• Ответы гораздо быстрее и проще получить и предоставить
• Разрозненность информации устранена
• Нет нескольких программных решений для изучения, управления и обслуживания
• Более эффективное сотрудничество и коммуникация между сотрудниками, клиентами и поставщиками означают более быстрое время отклика и удовлетворенность